So organisieren Sie einen Home-Office-Bereich, einen Schreibtisch und Dateien

So organisieren Sie einen Home-Office-Bereich, einen Schreibtisch und Dateien

Nur wenige Dinge können glücklicher sein, als Ihr eigenes Geschäft von zu Hause aus zu führen. In Ihrem Nacken atmet kein Chef. Es gibt keine langweiligen Meetings. Und wir haben keine langen Reisen während der Hauptverkehrszeit.

Obwohl die Arbeit von zu Hause aus eine wirklich lohnende Erfahrung sein kann, ist es einfach, Sie selbst zu fesseln und frei zu sein, viele Dinge gleichzeitig zu haben. Und Sie können leicht die Grundregeln für ein erfolgreiches Geschäft vergessen, wenn für Sie 10 Stunden nur Sie, Ihr Computer und die Ablenkung Ihres Zuhauses sind.

Um mit Ihrem Heimgeschäft Schritt zu halten, müssen Sie organisiert sein. Der Erfolg Ihres Heimgeschäfts hängt stark davon ab, wie Ihr Heimgeschäft organisiert ist. In diesem Beitrag werden fünf bewährte Tipps zur Organisation eines Heimgeschäfts und zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs erläutert.

So organisieren Sie ein Home Business Office erfolgreich

a. Erstellen dediziertes Home Office. . Der erste Schritt zur Gründung eines Heimgeschäfts besteht darin, einen bestimmten Platz in Ihrem Heim für Ihr Geschäft vorzusehen. Dieser Bereich sollte leicht zu bewerten sein (, d. H. Ihre Arbeitszeit sollte nicht von den Zeitplänen anderer Familienmitglieder abhängen ).

Außerdem sollte Ihr Home Office ruhig und frei von jeglicher Ablenkung sein. Sie möchten nicht, dass Ihr Kunde Ihr kleines Mädchen im Hintergrund weinen oder kichern hört, wenn es mit Ihnen am Telefon über ernsthafte Geschäfte spricht.

Das Wichtigste ist, dass Ihr Home Office komfortabel ist. Sie werden einen erheblichen Teil Ihres Tages verbringen, wenn Sie alle zehn Minuten die Arbeit unterbrechen müssen, nur um Ihre Beine zu strecken, da Ihr Stuhl nicht sehr bequem ist. Ein ruhiges und komfortables Büro hilft Ihnen, sich zu konzentrieren und die Produktivität zu steigern.

banisieren Sie Ihren Tag: Wie gut Ihr Heimgeschäft organisiert ist, hängt davon ab, wie gut Sie als Geschäftsinhaber organisiert sind. Um ein Geschäft zu Hause zu organisieren, müssen Sie organisiert sein.

Viele Hausbesitzer missbrauchen ihre eigenen Chefs, weil sie keinen Chef mehr haben, der über ihnen steht und sie kontrolliert, um sicherzustellen, dass sie fertig sind Bei ihrer Arbeit geben sie beiläufig Zeit, sich zu entziehen, weil sie ein paar Minuten fernsehen, ihre Haustiere einige Minuten lang streicheln oder an anderen trivialen Aufgaben teilnehmen. ihr Geschäft zu vernachlässigen.

Um nicht in diese Falle zu tappen, erstellen Sie eine Arbeitsstruktur, die derjenigen ähnelt, die Sie hätten, wenn Sie unter der Leitung Ihres Chefs gearbeitet hätten. Haben Sie eine Start- und Endzeit und legen Sie bestimmte Stunden für bestimmte Aktivitäten fest. In der Regel wird empfohlen, die erste Stunde Ihres Tages mit der Suche nach neuen Kunden zu verbringen und sich dann anderen Aspekten Ihres Unternehmens zuzuwenden.

c. Vermeiden Sie Papier so weit wie möglich. Die Papierverarbeitung nimmt normalerweise viel Zeit in Anspruch. Und Sie würden die meiste Zeit mit einem Computer sparen. Daher ist es am besten, Ihre Geschäftsdokumente elektronisch zu speichern. So kann das Speichern und Suchen in Sekundenschnelle abgeschlossen werden und Sie können während der Arbeitszeit mehr erreichen.

Obwohl es immer verlockend ist, alle Informationen für Papierdateien zu drucken, vereinbaren Sie mit sich selbst, nur die Informationen zu drucken, die wirklich gedruckt werden müssen. Wenn Sie sich dieser Versuchung nicht widersetzen, werden Sie bald anfangen, mit riesigen Papiermengen umzugehen.

d. Organisieren Sie Ihre Dokumente (falls Sie sie verwenden müssen) . In einigen Fällen ist eine Papierverarbeitung unvermeidbar, beispielsweise wenn Sie wichtige Geschäftsinformationen und Kundendokumente in Papierdateien speichern müssen. Erstellen Sie in diesem Fall ein Home-Office-Dateisystem, mit dem Sie wichtige Dokumente leicht finden können. Wenn auf Ihrem Schreibtisch genügend Platz vorhanden ist, verwenden Sie ein vertikales Aufbewahrungssystem oben auf dem Schreibtisch, um wichtige Dateien vorne und in der Mitte aufzubewahren. Alle Dateien oder Dokumente, auf die Sie häufig verlinken müssen, sollten in Reichweite sein.

e. Werden Sie zum Alleskönner: Als Eigentümer eines Eigenheimgeschäfts spielen Sie viele Rollen. Sie sind alle für Ihr Unternehmen, einschließlich des CEO, des Präsidenten, des Sekretärs, des Büroleiters, des technischen Supports und allem anderen. Dies bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie jede dieser Personen eine Rolle im Unternehmen spielt.

Zusätzlich zu den grundlegenden Office-Kenntnissen müssen Sie auch lernen, wie Sie grundlegende technische Probleme beheben. Sie sollten beispielsweise in der Lage sein, kleinere Probleme mit Ihrem PC oder Kopierer zu beheben, da Sie keine andere Person damit beauftragt haben. Wenn Sie nicht lernen, solche Fehler zu korrigieren, müssen Sie stundenlang darauf warten, dass jemand anderes dies für Sie erledigt.

Jetzt müssen Sie kein Experte werden, sondern müssen über Grundkenntnisse verfügen. Verständnis für technischen Support, Buchhaltung und so weiter.Wenn Sie nicht zu viel Zeit verbringen, ist es zu teuer, jemanden einzustellen, der alles für Sie erledigt.

10 coole Möglichkeiten, Speicherplatz und Dateien für Ihr Heimbüro zu organisieren

Wenn Sie ein Heimgeschäft betreiben oder Die Verwaltung Ihres Unternehmens von zu Hause aus ist einer der Schlüssel zu Effizienz und Produktivität. Es geht darum, Ihr Geschäft von Ihrem persönlichen Leben zu trennen. Wie ? Sie können dies erreichen, indem Sie ein organisiertes Home Office für Ihr Unternehmen haben. Hier speichern Sie Ihre Dateien, kommunizieren mit Ihren Mitarbeitern und Kunden, überwachen Ihre Buchhaltung, verfolgen Ihre Marketingbemühungen und die Ergebnisse der einzelnen Dateien und lösen auch andere Aufgaben im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen.

Wie Ihr Home Office organisiert ist, kann maßgeblich bestimmen, wie produktiv und erfolgreich Sie als Unternehmer sein werden. Dies ist also ein Aspekt, den Sie nicht leichtfertig sein sollten. Hier sind fünf Tipps, wie Sie Ihr Home Office in einen bequemen, angenehmen, effizienten und organisierten Arbeitsbereich verwandeln können.

1. Finden Sie den perfekten Ort: Ihr erster Schritt zum Erstellen eines organisierten Home Office besteht darin, sicherzustellen, dass Sie einen Ort haben, der ausschließlich für Ihr Home Office bestimmt ist. Ihr Home Office wird nicht wirksam, wenn Sie es weiterhin von Ihrem Schrank in Ihr Geschäft und in Ihr Gästezimmer bringen.Anstatt sich im Haus auf der Suche nach dem perfekten Ort zu bewegen, wählen Sie einen Ort und machen Sie ihn zu einem dauerhaften Ort in Ihrem Heimbüro.

Ihr idealer Platz befindet sich außerhalb des Gehwegs. Sie möchten nicht von allen abgelenkt werden, die vorbeikommen. Und der Raum sollte keinem Lärm ausgesetzt sein. Sie möchten definitiv nicht, dass Kunden Ihre Kinder im Hintergrund weinen hören, wenn sie mit Ihnen telefonieren.

2. Machen Sie es sich bequem für Sie: Ihr ideales Home Office ist für Sie ergonomisch komfortabel. Sie werden weniger produktiv, wenn Sie sich aufgrund Ihrer Arbeitsbedingungen unwohl fühlen. Wenn Ihr Stuhl Ihre Beine schwächt oder Ihr Tisch nicht über den erforderlichen Platz verfügt, werden Sie viel Zeit damit verbringen, durch das Haus zu wandern und andere Teile für Komfort zu probieren.

Kaufen Sie einen weichen Stuhl, damit Sie stundenlang bequem sitzen können. Holen Sie sich einen Tisch, der nicht zu hoch oder zu niedrig ist, sonst klagen Sie nach jedem Arbeitstag über Rückenschmerzen. Und lassen Sie genügend Platz, um Ihre Beine aufzuwärmen und zu gehen.

Sie können eine professionelle Person bitten, zu Ihnen nach Hause zu kommen, um Ihren Arbeitsplatz auf Ergonomie zu untersuchen, und dann die entsprechenden Änderungen vornehmen. Darüber hinaus können Sie dies mithilfe von Online-Ressourcen selbst tun, in denen erläutert wird, wie Sie ein ergonomisch perfektes Büro für Ihr Heimgeschäft schaffen.

3.Beseitigen Sie alle Unordnung- . Das Durcheinander in Ihrem Heimbüro lässt Sie nicht organisiert bleiben. Wenn Sie Gegenstände auf Ihrem Schreibtisch haben, die nicht mit Ihrem Unternehmen zu tun haben, z. B. Spielzeug oder Bücher für Ihre Kinder, löschen Sie diese zuerst. Alles, was Sie in Ihrem Home Office benötigen, sind die Dinge, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Nichts weiter!

Nachdem Sie unnötige Elemente aus Ihrem Home Office entfernt haben, müssen Sie noch die entsprechenden Elemente anordnen. Es gibt einen Schrank zum Organisieren Ihrer Dateien und Dokumente. Keiner von ihnen sollte auf Ihrem Schreibtisch liegen, außer dem, woran Sie gerade arbeiten.

Neben Papieren tragen Kabel auch zur Unordnung im Home Office bei. Sie fangen Staub ein, haken Ihre Beine ein und machen Ihr Büro unorganisiert. Verwalten Sie Ihre Kabel daher, indem Sie sie vorsichtig mit Kabelbindern zusammenbinden, oder heben Sie sie vollständig vom Boden ab, indem Sie sie mit klebrigen Kabelklemmen am Boden des Tisches befestigen. Um die Anzahl der Kabel zu verringern, sollten Sie drahtlose Geräte wie eine drahtlose Tastatur und eine drahtlose Maus verwenden.

4. Beseitigen Sie unnötige Dinge: Das Speichern unnötiger Dinge in Ihrem Heimbüro kann Ihre Produktivität tatsächlich verringern. Zum Beispiel verbringen Sie mehr Zeit damit, nach dem Papier oder der Datei zu suchen, die Sie benötigen, da es unter mehreren anderen versteckt ist, die Sie nicht mehr benötigen. Lösung?Löschen Sie einfach alle diese nutzlosen Dateien und Dokumente, wenn Sie Ihre Dateien und Dokumente das nächste Mal schnell finden.

5. Wenn möglich, papierlos arbeiten. Papier ist einer der Gründe, warum Ihr Heimbüro schnell unorganisiert ist. Je weniger Papier Sie haben, desto weniger Arbeit müssen Sie jedes Mal erledigen, wenn Sie Ihr Büro organisieren. Versuchen Sie also, die Verwendung von Papier durch Ihren Computer zu ersetzen. Diese Dateien können einfach durch Computerdateien ersetzt werden. Diese Dokumente können entweder durch Microsoft Word-Dokumente oder gescannte Kopien ersetzt werden.

Durch die Entwicklung eines weniger Heimsystems in Ihrem Heimbüro erhalten Sie nicht nur ein besser organisiertes Büro, sondern können Ihre Dateien und Dokumente auch schnell finden, wenn Sie sie benötigen. Verwenden Sie einfach das Suchfeld auf Ihrem Computer, und die gewünschte Datei wird dort angezeigt, wo Sie sie gespeichert haben!

So organisieren Sie einen Home Business Desk

Die Organisation Ihres Arbeitsplatzes ist einer der häufig unterschätzten Faktoren, die zum Erfolg Ihres Home Business beitragen können. Obwohl die Organisation eines Heimbüros organisiert und übersichtlich ist, mag dies einfach erscheinen, aber viele Geschäftsinhaber betrachten dies als eines ihrer größten Probleme. Sie müssen jedoch Ihren Desktop aufgeräumt halten, da dies Ihr Home Office ist, in dem Sie die meiste Zeit als Unternehmer zu Hause verbringen.

Nun fragen Sie sich vielleicht, warum Sie einen Business Desk zu Hause organisieren sollten. Und Sie mögen denken, dass es nichts anderes als den gesunden Menschenverstand gibt, der dies diktiert. Aber es steckt noch viel mehr dahinter. Und hier sind einige der Vorteile:

  • Sie können bestimmte Elemente schnell finden. Zum Beispiel müssen Sie nicht viel Zeit damit verbringen, Papierdokumente zu graben, um nur ein Dokument zu finden, das Sie benötigen.
  • Sie werden produktiver sein. Je einfacher Sie alles finden, was Sie brauchen, desto schneller erledigen Sie Ihre Aufgaben und desto mehr erreichen Sie in begrenzter Zeit.
  • Sie machen einen guten Eindruck auf die Menschen, die Ihren Arbeitsbereich sehen. Obwohl sich Ihr Büro möglicherweise zu Hause befindet, müssen Sie manchmal Kunden oder Mitarbeiter an den Tisch Ihres Home Office stellen.
  • Psychologisch gesehen gewinnen Sie, wenn Sie am Anfang eines jeden einen ordentlichen und attraktiven Tisch sehen. Arbeitstag und aufgrund der Fähigkeit, ihrer Arbeit mehr Aufmerksamkeit zu schenken, weil zu viele visuelle Ablenkungen fehlen.

Ich hoffe, dass Sie jetzt davon überzeugt sind, dass ein gut organisierter Desktop für Ihr Zuhause Ihr eigener Vorteil ist. Jetzt werde ich einige bewährte Tipps zur Organisation der Arbeit Ihres Hauses veröffentlichen Büro.

i. Trennen Sie persönliche und geschäftliche Dinge. Oft erledigen Sie persönliche Aufgaben am Arbeitsplatz, z. B. das Bezahlen von Stromrechnungen und das Organisieren persönlicher Finanzen. Dies kann nicht immer vermieden werden, aber versuchen Sie immer, Ihre persönlichen Dinge so weit wie möglich vom Geschäft zu trennen. In der Tat wird empfohlen, dass Sie in Ihrem Home Office einen separaten Schreibtisch für persönliche Dateien einrichten, sofern genügend Platz dafür vorhanden ist.

Durch die Trennung von persönlichen und geschäftlichen Dingen wird die Unordnung auf dem Desktop Ihres Hauses verringert, das Vermischen von Dingen wird vermieden, und Sie ersparen sich die Versuchung, gleichzeitig an persönlichen und geschäftlichen Projekten zu arbeiten.

ii. Halten Sie Ihren Computer vom Tisch fern: . Wenn Sie einen ausreichend großen Tisch haben, wird empfohlen, den Computer auf einen separaten Tisch zu stellen und in einem Winkel von 90 Grad zum Hauptdesktop zu platzieren.Auf diese Weise erhalten Sie mehr Platz auf Ihrem Schreibtisch für Ihre aktuellen Projektelemente und alle Büromaterialien, die Sie regelmäßig verwenden. Kaufen Sie einen Drehstuhl, um sich problemlos zwischen Schreibtisch und Computer bewegen zu können.

iii. Entfernen Sie unerwünschte Gegenstände: Ihr Home-Office-Schreibtisch kann leicht zu einem Aufbewahrungsort für viele Gegenstände werden, die nicht mit Ihrem Unternehmen in Zusammenhang stehen, z. B. Spielzeug für Kinder, Fotos, Bücher, Tassen und CDs. Wenn andere Leute sie normalerweise dort ablegen, entfernen Sie sie immer und setzen Sie sie wieder an ihren Platz. Aber wenn Sie ein gewöhnlicher Täter sind, dann geben Sie diese Gewohnheit auf, Platzieren Sie sie nach dem Gebrauch immer an der richtigen Stelle. Wenn es derzeit kein solches Zuhause für solche Gegenstände gibt, stellen Sie eine große Kiste oder einen großen Behälter in Ihr Büro, in den Sie sie für eine Weile stellen können.

iv. Verwenden Sie immer Ihre Boxen: . Obwohl die meisten Bürotische zwei bis drei Schubladen haben, lassen die meisten Leute Gegenstände auf dem Tisch, anstatt sie in einer Schublade zu halten. Büromaterial und Papiere sind eine weitere Ursache für Unordnung. Sie müssen sie daher in einer Schublade aufbewahren, in der Sie sie bei Bedarf problemlos auswerten können. Wenn Sie mehrere Schubladen auf Ihrem Schreibtisch haben, verwenden Sie die oberste Schublade (, die am einfachsten zu bekommen ist ) für Gegenstände, die Sie regelmäßig verwenden.

v. Erstellen Sie zusätzlichen Speicherplatz. Ihr Desktop ist begrenzt.Selbst wenn Sie alle Ihre Dateien in Boxen aufbewahren, dauert es nicht lange, bis Sie mehr Platz für die Dateien finden. Anstatt Akten auf einem Schreibtisch oder Boden zu lagern, kaufen Sie einfach billige Schränke oder Schubladen im Büro. Besser noch, Sie können eine leere Computer-Papierbox finden und sie zum Speichern inaktiver Dateien verwenden. Stellen Sie sicher, dass diese inaktiven Dateien in einer bestimmten Reihenfolge abgelegt sind, damit Sie sie bei Bedarf in Zukunft leicht finden können.

vi. Bereinigen Sie unnötige Dinge sofort: . Wenn Ihr Home Office noch keinen Mülleimer hat, holen Sie ihn so schnell wie möglich. Ein Grund, warum Ihr Schreibtisch schnell überfüllt sein kann, besteht darin, unnötige Gegenstände darauf zu lassen. Wenn Sie diese verarbeiteten Briefe, alten Konten, beschädigten Dateien und anderen Elemente löschen, können Sie den reibungslosen Betrieb Ihres Schreibtisches sicherstellen.

So ​​organisieren Sie Home-Business-Dateien

Laut einigen Experten kann sich die Organisation Ihres Home-Office direkt darauf auswirken, wie effektiv Sie es verwenden und wie produktiv Sie sein werden. Insbesondere Office-Dateien und -Ordner können schnell zu einem unorganisierten Durcheinander werden, wenn Sie das entsprechende Speichersystem nicht neu installieren.

Obwohl Sie die Möglichkeit haben, einen professionellen Organisator zu beauftragen, der Sie bei der Organisation Ihrer Home-Business-Dateien unterstützt, ist dies zu teuer, da Sie Ihre Dateien in regelmäßigen Abständen organisieren müssen. Die meisten Unternehmen können nicht einfach auf Papier verzichten. Dies erklärt, warum das Unternehmen mehr als 30 Milliarden Dokumente pro Jahr erstellt.

Sie haben also keine andere Wahl, als zu lernen, wie Sie Ihre Home-Business-Dateien unabhängig organisieren. Wenn es Teil von Ihnen wird, können Sie Ordnung und Ordnung in Ihrem Heimbüro aufrechterhalten und jederzeit leicht jede Datei oder jedes Dokument finden, die Sie benötigen. Im Folgenden finden Sie Richtlinien zum Organisieren von Home Business-Dateien.

a. Senden Sie neue Dokumente, stapeln Sie sie nicht: . Um ein organisiertes Dokumentenspeichersystem in Ihrem Heimbüro zu verwalten, müssen Sie den einzigen Ort finden, an dem eingehende Dokumente gespeichert werden können. Dies kann ein Briefkasten, ein Ordner mit Dateien, ein Korb oder eine Schachtel sein. In den meisten Fällen sind eingehende Dokumente die Ursache für die wiederholte Desorganisation Ihrer Dateien, nachdem Sie sie früher angeordnet haben.

Wenn alle eingehenden Dokumente an einem Ort gespeichert und nicht im gesamten Büro verteilt sind, können Sie sie viel einfacher bearbeiten, wenn Sie bereit sind.Und es wird für Sie einfacher sein, ein organisiertes Registrierungssystem aufrechtzuerhalten, da Sie sie nach dem Besuch problemlos dort platzieren können, wo sie sein sollten.

b. Ergreifen Sie schnell Maßnahmen. Wenn Sie einen neuen Brief oder ein anderes Dokument erhalten, können Sie nur zwei Dinge damit tun: handeln oder zerstören. Es wird empfohlen, einen speziellen Ordner mit dem Namen ACTION zu haben. Dieser Ordner enthält alle Dokumente, Dokumente oder Dateien, mit denen Sie sofort handeln müssen. Alle Dokumente, die Ihrerseits Maßnahmen erfordern, werden in einem Ordner abgelegt.

Wenn Ihre Aktionsdatei zu umständlich wird, können Sie sie in Kategorien aufteilen, wobei jede Kategorie in separaten Ordnern abgelegt wird. Möglicherweise haben Sie einen Ordner mit den Namen ‚Zahlungskonten‘, ‚Artikel zum Lesen‘ und ‚Telefonanrufe‘. Auf diese Weise können Sie Ihren Aktionsordner weiter optimieren.

Löschen Sie Verkaufsbriefe und andere Dokumente, die Sie für nutzlos halten, sofort. Widerstehen Sie der Versuchung, sie zu retten, und denken Sie, dass Sie sie möglicherweise noch brauchen. Diese Idee ist einer der häufigsten Gründe, warum Menschen in ihren Büros Müll ansammeln. Auch nach der Verarbeitung eines Dokuments können Sie es für die zukünftige Verwendung speichern oder ablehnen. Wenn Sie sicher sind, dass Sie es in Zukunft nicht mehr benötigen, entfernen Sie es sofort. Wenn Sie jedoch sicher sind, dass Sie es später benötigen, registrieren Sie es entsprechend.

c.Senden Sie die Datei entsprechend: . Die Dokumente, die Sie in Zukunft benötigen, sollten Sie entsprechend ablegen, damit Sie nicht einige Minuten Ihrer kostbaren Zeit damit verbringen, sie zu finden, wenn Sie sie benötigen. Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Dokumente abzulegen, aber die beiden häufigsten Möglichkeiten sind die grundlegenden alphabetischen Organisation und Organisation von Kategorien. Sie treffen Ihre Wahl abhängig von der Art der verarbeiteten Informationen.

  • Grundlegende alphabetische Organisation: Verwenden Sie diese Methode, um Ordner mit Office-Dateien zu organisieren, wenn Sie eine große Gruppe von Clients haben, die Sie unterstützen müssen. Schreiben Sie jedem Kunden einfach einen Nachnamen, ein Komma und dann den Namen auf das Etikett. Platzieren Sie dann das Etikett am Rand des Ordners mit den Kundeninformationen. Sortieren Sie dann alle Ihre Ordner nach Nachnamen ( und Vorname, wobei Sie zwei Clients mit demselben Nachnamen haben).Legen Sie dann die alphabetischen Ordner von oben nach unten in jede Schublade Ihres Aktenschranks ein. Markieren Sie abschließend den ersten Buchstaben der in diesem Feld enthaltenen Namen zur Vereinfachung außerhalb jeder Ziehung. Zum Beispiel von A nach E, von G nach K, von L nach O usw.
  • Organisationskategorie :: . Diese Methode wird bevorzugt, wenn Sie viele verschiedene Arten von Dokumenten verarbeiten. Beispielsweise verfügen Sie möglicherweise über einen anderen Ordner für Mitarbeiterdateien, Kundendateien, Lieferantendateien, unterzeichnete Verträge, Marketingpläne usw. Schreiben Sie den Namen jeder Kategorie, die Sie organisieren, auf das Etikett und platzieren Sie ihn in jeder Datei. Schreiben Sie dann einfach den Namen des Ordners, in den die Datei gehört, in kleinen Buchstaben oben in die Datei. Auf diese Weise können Sie Dateien einfach in die entsprechenden Ordner sortieren.
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